快思聰全球營(yíng)銷執(zhí)行副總裁Brad Hintze:混合會(huì)議的關(guān)鍵要素

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理解“會(huì)議公平”的概念快思聰一直在通過(guò)諸如Sightline Experience等解決方案開發(fā)會(huì)議公平的技術(shù)框架，理解這一概念及其所依賴的行為模式。快思聰指出：“公平涉及根據(jù)接受者的需求分配資源。”Reed建議，在討論開始時(shí)，讓遠(yuǎn)程參會(huì)者先發(fā)言；這是一個(gè)很好的提醒，表明遠(yuǎn)程參會(huì)者也能參與其中，他們的意見同樣寶貴。“在混合會(huì)議中可能出現(xiàn)的最大隱患是，由于距離的偏差，建立了一個(gè)兩級(jí)系統(tǒng)，即在辦公室的人有更多機(jī)會(huì)獲得信息和機(jī)會(huì)。”她說(shuō)：“在混合會(huì)議中，你要確保你使用的所有協(xié)作工具都是相互連接的。例如，使用虛擬白板，而不是只能在會(huì)議室內(nèi)書寫的實(shí)體白板。”

一場(chǎng)成功的混合會(huì)議需要合適的硬件、軟件和技能的支持提供合適的技術(shù)“我曾在會(huì)議室里主持過(guò)一次會(huì)議，但唯一可用的技術(shù)就是放在桌上的一臺(tái)筆記本電腦。”Reed講述道：“沒(méi)有顯示器可以讓會(huì)議室內(nèi)的與會(huì)者看到在線與會(huì)者，反之亦然，他們根本無(wú)法進(jìn)行互動(dòng)。在混合會(huì)議中，每個(gè)人都需要被所有與會(huì)者看到和聽到。這意味著室內(nèi)與會(huì)者和遠(yuǎn)程與會(huì)者都能獲得高質(zhì)量的音頻和視頻。室內(nèi)與會(huì)者通常能清楚地看到遠(yuǎn)程與會(huì)者的臉，但有時(shí)虛擬與會(huì)者很難看到室內(nèi)與會(huì)者的臉。通過(guò)智能視頻解決方案，用單獨(dú)拍攝圍桌而坐的人員的畫面來(lái)補(bǔ)充會(huì)議室的全景，這樣遠(yuǎn)程參會(huì)者就能更好地解讀那些可能被會(huì)議室簡(jiǎn)單的‘保齡球道視角’所隱藏的非語(yǔ)言信息。智能視頻解決方案可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，其產(chǎn)品套件包括辦公地點(diǎn)的多個(gè)顯示器，這也改善了現(xiàn)場(chǎng)與會(huì)者的會(huì)議體驗(yàn)。當(dāng)不同的人發(fā)言時(shí)，每一位與會(huì)者都在其他與會(huì)者的視線范圍內(nèi)，這實(shí)際上使混合會(huì)議的體驗(yàn)比現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)更好。”制定有效的培訓(xùn)計(jì)劃混合協(xié)作的最佳技術(shù)解決方案是那些需要最少培訓(xùn)的解決方案。不過(guò)，Allen認(rèn)為，這不僅僅是按下正確的按鈕那么簡(jiǎn)單。“學(xué)習(xí)組織心理學(xué)和管理學(xué)的學(xué)生都會(huì)學(xué)習(xí)一整套培訓(xùn)課程。”他說(shuō)：“任何好的培訓(xùn)都可能遵循這些課程提供的指導(dǎo)，這對(duì)于良好的混合會(huì)議培訓(xùn)協(xié)議也同樣適用。”明確相關(guān)人員的責(zé)任Reed表示：“會(huì)議的成功由會(huì)議主持者和參會(huì)者共同決定。”在混合場(chǎng)景下，遲到、多任務(wù)處理和打亂議程的負(fù)面影響可能會(huì)被放大。“將視頻使用規(guī)則、輪流發(fā)言程序以及以可訪問(wèn)的方式分享會(huì)議紀(jì)要和行動(dòng)事項(xiàng)等規(guī)則編成法典，可以讓每個(gè)人都負(fù)起責(zé)任，”Reed補(bǔ)充說(shuō)。“有時(shí)，在會(huì)議室內(nèi)主持會(huì)議；有時(shí)，作為虛擬參會(huì)者主持會(huì)議。這向你的團(tuán)隊(duì)傳遞了一個(gè)強(qiáng)烈的信號(hào)：參加會(huì)議的方式并不重要。無(wú)論身在何處，每個(gè)人的貢獻(xiàn)都同樣重要。在所有人，特別是會(huì)議室內(nèi)的參會(huì)者離開之前，不要點(diǎn)擊‘結(jié)束會(huì)議’；虛擬參會(huì)者能看到每個(gè)人離開，并知道他們?cè)谡綍?huì)議結(jié)束后沒(méi)有被排除在對(duì)話之外。”定位于“高價(jià)值”會(huì)議現(xiàn)在，小型空間也可以舉辦通常只在大會(huì)議室進(jìn)行的大型演講。每個(gè)空間都需要有適當(dāng)?shù)倪B接和演示技術(shù)，從行為方面來(lái)看，每次會(huì)議都必須具有相同程度的參與度和尊重。“首先，要認(rèn)可遠(yuǎn)程參會(huì)者，”Reed說(shuō)。這讓他們感覺自己也是團(tuán)隊(duì)的一員。“讓大家參與討論。有時(shí)，對(duì)話可能會(huì)變得斷斷續(xù)續(xù)或不自然，因?yàn)楹茈y知道什么時(shí)候該你發(fā)言，”她繼續(xù)說(shuō)道。“出于好意點(diǎn)名提問(wèn)，就是直接點(diǎn)名讓參會(huì)者分享他們的想法。”不過(guò)，與會(huì)者應(yīng)該有機(jī)會(huì)放棄發(fā)言的機(jī)會(huì)。輪流發(fā)言政策、建立舉手或利用平臺(tái)聊天功能等信號(hào)，都可以提高參與度。通過(guò)智能視頻解決方案，讓每個(gè)人——無(wú)論是親身參與還是遠(yuǎn)程參與——都能清晰地感知非語(yǔ)言暗示的技術(shù)是非常有用的。使用“五個(gè)W”制定適當(dāng)?shù)幕疽?guī)則“五個(gè)W”構(gòu)成了一份清單，以確保會(huì)議高效且確有必要? 誰(shuí)（Who）：參會(huì)者過(guò)多會(huì)使會(huì)議難以控制。? 什么（What）：每次會(huì)議都應(yīng)事先共享議程。? 哪里（Where）：隨著話題變得更加復(fù)雜，組織者應(yīng)選擇更多的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)作。? 何時(shí)（When）：會(huì)議主持人應(yīng)始終考慮到所有參會(huì)者的時(shí)區(qū)問(wèn)題。? 為什么（Why）：Reed認(rèn)為：“不明確表述會(huì)議的期望成果，就如同在沒(méi)有目的地的情況下出發(fā)一樣。”使用清單來(lái)遵循上述方法Reed表示：“成功的混合會(huì)議需要合適的硬件、軟件和技能。” “制定遠(yuǎn)程優(yōu)先的政策，”Allen補(bǔ)充說(shuō)：“例如：創(chuàng)建一種會(huì)議室內(nèi)盟友文化，即在會(huì)議室內(nèi)倡導(dǎo)大家聽取遠(yuǎn)程同事意見，促進(jìn)本地和遠(yuǎn)程參與者之間的平等和協(xié)作，減少因物理距離而產(chǎn)生的隔閡，這需要所有相關(guān)人員徹底轉(zhuǎn)變觀念，以更好地適應(yīng)和融入這種新的會(huì)議模式。”